Če poznaš moje vsebine tukaj na blogu in na Instagramu, potem že veš, da sem obsedena z varnostjo in varnostnimi sistemi.
Če me še ne poznaš – zdravo, sem Andreja in moje varnostne kopije imajo varnostne kopije 😉
Ker pa poznam svoje občinstvo vem, da ni dovolj, da samo govorim, da je treba delati varnostne kopije. Treba je dati tudi natančna navodila, kako napraviti varnostno kopijo in kaj nastaviti, da bo le-ta res služila svojemu namenu.
In ker sem dobila res veliko prošenj, da tole spišem, je tukaj detajlni opis, kako narediti varnostno kopijo Gmaila (čeprav je postopek res čisto enostaven).
Zakaj potrebujem varnostno kopijo Gmaila?
Nihče zares ne potrebuje nobene varnostne kopije … dokler ni prepozno in je nimaš!
Kljub temu da vedno opozarjam na pomembnost uporabe lastne domene za poslovno elektronsko pošto, še vedno veliko podjetnic za poslovno pošto uporablja Gmail. Da o zasebni uporabi sploh ne govorim.
Glede na to da se v tem digitalnem svetu praktično vse pomembne strabi pošiljajo preko emaila, je precej pomembno, da imamo te podatke na varnem.
Predstavljaj si, da čez noč ostaneš brez dostopa do svojega Gmaila (se lahko zgodi!) ali te čaka prazen inbox (ni sicer zelo verjetno, je pa možno). Največkrat pa se seveda zgodi, da sami izbrišemo pomembno sporočilo in to opazimo šele, ko je že prepozno. Ne glede na scenarij papoti nazaj ni.
Razen če imaš varnostno kopijo!
Varnostna kopija je tvoje zavarovanje v primeru, da gre kaj narobe. In glede na to kako enostavno jo je ustvariti, ni izgovorov!
Kako ustvariti varnostno kopijo v Gmailu?
Gmail varnostno kopijo oz. backup je izjemno enostavno ustvariti. Google ti omogoča izvoz skoraj vseh podatkov, ki so shranjeni znotraj tvojega Google računa, za to pa uporablja svoj Takeout sistem oz. po slovensko Google Arhiviranje.
Do arhiviranja lahko dostopaš preko Google računa s klikom na Podatki in zasebnost, nato pa Prenesite podatke.
Veliko enostavneje pa je, da si tole direktno povezavo shraniš kar med zaznamke: Google Takeout.
Istočasno lahko arhiviraš samo podatke enega Google računa.
Če si pa kot jaz istočasno prijavljena v več računov hkrati, lahko znotraj Takeouta med njimi preklapljaš s klikom na prikazno sličico v zgornjem desnem kotu.
1. Izbira podatkov za prenos
Kot že rečeno Google omogoča prenos številnih podatkov znotraj tvojega Google računa, a se bomo tukaj osredotočili samo na prenos podatkov v Gmailu.
Ko odpreš Takeout, so privzeto izbrane (skoraj) vse možnosti. Če ne želiš imeti res velike varnostne kopije in cele solate podatkov, svetujem, da klikneš Prekliči celoten izbor in nato ročno izbereš samo elektronsko pošto.
Seznam storitev je na seznamu po abecednem redu in moraš v slovenščini iskati ime Pošta, v agnleščini pa Mail.
Če želiš izvoziti tudi shranjene kontakte, izberi tudi Stiki (oz. Contacts).
Pri izvozu Gmail podatkov se privzeto izvozijo čisto vsi podatki (tudi sporočila v košu in neželena pošta). Če ne želiš res VSEGA, lahko izbereš, kaj želiš kopirati s klikom na Vključeni so vsi podatki v Gmailu in iz seznama izbereš, kaj želiš shraniti.
Svetujem vsaj prejeto (inbox), poslano (sent), osnutki (drafts), arhivirano (archived) in pomembno (important). Če si ustvarila posebne oznake, glede na pomembnost izvozi tudi te.
Ko si z nastavitvami gotova, klikni gumb Naslednji korak.
2. Izbira vrste datoteke, pogostosti in cilja
V drugem koraku izbereš, kam želiš prenesti svojo varnostno kopijo, kako pogosto želiš, da se varnostna kopija izdela ter kakšno datoteko in velikost želiš prejeti.
Za cilj svetujem, da pustiš privzeto možnosti in povezavo za prenos podatkov prejmeš na svoj elektronski naslov, ko je datoteka pripravljena za prenos.
Da se izogneš pozabljivosti, lahko označiš tudi, da se enaka varnostna kopija izdeluje eno leto na vsaka dva meseca.
Pri vrsti datoteke lahko pustiš .zip, velikost pa je odvisna od velikosti tvojega inboxa in hitrosti internetne povezave. Večja kot je datoteka za izvoz, dalj časa bo trajal prenos in večja je verjetnost težav s prenoso pri počasnejših povezavah.
Če nastaviš velikost na 2 GB, na primer, tvoja varnostna kopija pa je velika 10 GB, bo varnostna kopija razdeljena na pet delov, da bo prenos hitrejši.
Ko si gotova z nastavitvami, klikni Ustvari izvoz.
3. Prenos varnostne kopije
Po kliku na Ustvari izvoz, bo Google pričel z ustvarjanjem datoteke. Na isti strani lahko tudi spremljaš napredek izvoza.
Trajanje izvoza je odvisno od količine izbranih podatkov in lahko traja od nekaj minut do nekaj ur, lahko tudi nekaj dni.
Ko bo datoteka pripravljena, boš dobila elektronsko sporočilo s povezavo, na kateri lahko varnostno kopijo preneseš na svojo napravo.
Močno svetujem, da varnostno kopijo vedno prenašaš iz računalnika, ne iz telefona!
Povezava za prenos varnostne kopije bo objavljena tudi na strani Google arhiviranje in ti bo za prenos na voljo en teden.
S klikom na Upravljanje izvozov, lahko vedno preveriš aktualne izvoze in njihovo veljavnost.
